법인등기를 준비하다 보면 가장 많이 작성하는 서류가
주주총회의사록 , 이사회의사록 , 주주 전원의 서면결의서 입니다.
하지만 변경등기의 종류에 따라 어떤 서류를 작성해야 하는지,
의사록에는 어떤 내용을 기재해야 하는지 헷갈리는 경우가 많습니다.
이번 글에서는 임원변경, 사업목적 추가, 본점 이전 을
예로 들어 실무에서 많이 사용하는 작성 양식을 정리해 드리겠습니다.
1️⃣ 임원변경 주주총회의사록 양식
(예 : 이사 선임)
주주총회의사록
상호 : ○○주식회사
일시 : 20XX년 XX월 XX일 오전 ○시
장소 : 본점 회의실
발행주식총수 : ○○주
의결권 있는 발행주식총수 : ○○주
출석주주수 : ○명
출석주주의 의결권수 : ○○주
의장 : 대표이사 ○○○
제1호 의안 : 이사 선임의 건
의장은 이사 ○○○의 임기만료(또는 사임)로 새로운 이사를 선임할 필요가 있음을 설명하였다.
주주총회는 심의한 결과 ○○○(주민등록번호 : ○○○○○○-○○○○○○○)을 이사로 선임하기로 결의하였다.
선임된 이사는 즉시 취임을 승낙하였다.
위 결의를 마치고 의사록을 작성하여 의장 및 출석한 주주가 기명날인한다.
20XX년 XX월 XX일
의장 (인)
출석주주 (인)
2️⃣ 사업목적 추가 주주총회의사록 양식
제1호 의안 : 정관 변경의 건
의장은 사업 확장을 위하여 정관 제2조(목적)를 다음과 같이 변경할 것을 제안하였다.
추가할 사업목적
① 전자상거래업
② 온라인 플랫폼 개발 및 운영업
③ 소프트웨어 개발업
④ 위 각 호에 부대하는 사업
제1호안 정관 변경의 건은 출석한 주주 전원이 이의없이 찬성하여 가결하다.
3️⃣ 주주 전원의 서면결의서 양식
주주 전원의 서면결의서
당 회사의 주주 전원은 상법 및 정관에 따라 아래 사항에 대하여 서면으로 결의한다.
결의사항
정관 제2조 목적에 다음 사업목적을 추가한다.
② 온라인 플랫폼 개발업
위 정관 변경은 본 결의일로부터 효력을 발생한다.
본 결의는 주주 전원의 동의로 성립한다.
주주 ○○○ (인)
4️⃣ 본점 이전 이사회의사록 양식
※ 정관에서 이사회가 동일 시·군 내 본점 이전을 결정할 수 있도록 정하고 있는 경우의 예시입니다.
이사회의사록
출석이사 : ○명
출석감사 : ○명
제1호 의안 : 본점 이전의 건
의장은 회사의 업무 효율성 향상과 사업 운영의 편의를 위하여 본점을 이전할 필요가 있음을 설명하였다.
심의 결과 참석 이사 전원의 찬성으로 아래와 같이 본점을 이전하기로 결의하였다.
이전 전 본점
인천광역시 ○○구 ○○로 ○○
이전 후 본점
이전 예정일
위 결의를 마치고 의사록을 작성하여 참석 이사 및 감사가 기명날인한다.
대표이사 (인)
이사 (인)
감사 (인)
5️⃣ 작성 시 주의사항
① 이사회 설치 여부에 따라 필요한 의사록이 달라질 수 있습니다.
② 본점 이전이 다른 시·군으로 이전되는 경우에는
정관 변경 및 주주총회 결의가 필요한 경우가 있으므로 정관을 확인해야 합니다.
③ 사업목적 추가는 목적을 구체적이고 명확하게 기재해야 하며,
필요한 경우 인허가 관련 업종은 관련 법령도 함께 검토해야 합니다.
④ 임원변경은 임기만료, 사임, 해임 등 변경 사유에 따라 첨부서류와 의사록 내용이 달라질 수 있습니다.
⑤ 의사록의 일시, 장소, 출석현황, 결의내용, 기명날인 등을 빠짐없이 기재해야 등기신청 시 보정을 줄일 수 있습니다.
6️⃣ 자주하는 질문
Q. 주주총회의사록이나 이사회의사록은 모두 공증해야 하나요?
A. 주주총회의사록 및 이사회 의사록은 등기사항을 변경하는경우에는 반드시 공증해야 합니다.
Q. 의사록에 날인할 때 인감도장을 꼭 사용해야 하나요? 막도장도 가능한가요?
A. 의사록 날인은 인감도장이 아니여도 무방하나 공증사무소에서 인감도장 날인을 요구하는 경우가 종종 있어서 안전하게 공증용위임장 함께 의사록 날인도 인감도장 날인하는 것이 안전합니다.
Q. 정관을 변경할 때 구정관도 첨부해야 하나요?
A. 네. 변경 전 정관, 즉 구정관을 첨부하는 것이 일반적입니다.
Q. 변경사항이 여러 번 있었는데 원시정관만 첨부해도 되나요?
A. 원시정관을 기본으로 첨부하는 것은 가능하지만, 이미 여러 차례 변경이 있었다면 현재 효력이 있는 정관 내용이 확인될 수 있도록 정리해서 제출하는 것이 좋습니다.
마무리
주주총회의사록, 이사회의사록, 서면결의서는 법인등기에서 가장 중요한 기본서류입니다.
특히 임원변경, 사업목적 추가, 본점 이전 은 자주 발생하는 변경등기인 만큼 회사의 기관구성과 정관에 맞는 결의절차를 거쳐 정확한 양식을 작성하는 것이 중요합니다.